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Registrierkasse

Wenn dein Verein oder Betrieb in Österreich registrierkassenpflichtig ist, erledigt ordersys das für dich: Jeder Zahlungsbeleg wird elektronisch signiert, mit dem vorgeschriebenen QR-Code versehen und manipulationssicher aufgezeichnet. Die Meldungen an FinanzOnline laufen automatisch, auch Start-, Monats- und Jahresbelege musst du dir nicht merken.

Die Registrierkasse kostet 20 € pro Monat, solange sie aktiv ist. Die Abrechnung läuft über deine monatliche Rechnung.

Brauche ich das überhaupt?

Registrierkassenpflichtig bist du grob gesagt ab 15.000 € Jahresumsatz, wenn davon mehr als 7.500 € bar (inklusive Karte) eingenommen werden. Kleine Vereinsfeste sind oft ausgenommen. Wenn du unsicher bist, frag deine Steuerberatung: die Einrichtung in ordersys dauert danach nur ein paar Minuten.

Was du brauchst​

  1. Deine UID-Nummer (ATU...) oder deine Steuernummer.
  2. Einen FinanzOnline-Benutzer für Registrierkassen (einen sogenannten Webservice-Benutzer). Den legst du einmalig in FinanzOnline an:
    • In FinanzOnline anmelden und zu Admin, Benutzer Einzel gehen.
    • Einen neuen Benutzer anlegen und dabei "Benutzer für Webservices" auswählen.
    • Du bekommst drei Werte: Teilnehmer-Identifikation (TID), Benutzer-Identifikation (BENID) und eine PIN. Genau diese drei Werte fragt der Einrichtungs-Assistent ab.

Die FinanzOnline-Zugangsdaten werden nur für die Registrierung deiner Kasse weitergereicht und nicht im Portal gespeichert.

Einrichten​

  1. Im Portal auf Registrierkasse gehen und Registrierkasse einrichten wählen.
  2. UID-Nummer oder Steuernummer eintragen.
  3. Die drei FinanzOnline-Werte eintragen.
  4. Die Adresse wählen, die auf deinen Belegen stehen soll (Name und Anschrift deines Vereins oder Betriebs).
  5. Kosten bestätigen und abschicken.

Das war es: Die Kasse wird erstellt, bei FinanzOnline registriert und der Startbeleg automatisch signiert und geprüft. Du musst in FinanzOnline nichts eintragen und keinen Beleg mit einer App scannen. Nach der Einrichtung siehst du auf der Seite deine Kassenidentifikationsnummer und den Status.

Bricht die Einrichtung zwischendurch ab, ist nichts verloren: Beim nächsten Versuch geht es genau dort weiter, wo sie stehen geblieben ist. Hast du dich bei UID-Nummer oder Steuernummer vertippt und die Einrichtung bleibt hängen, melde dich bei uns: Solange die Kasse noch nicht aktiv ist, setzen wir die Einrichtung zurück.

Beleg-Gestaltung​

Auf der Seite Registrierkasse legst du fest, wie deine Belege aussehen:

  • Adresse: Name und Anschrift deines Vereins oder Betriebs, steht als Belegkopf auf jedem Beleg.
  • Kopfzeilen (optional): Bis zu 3 eigene Zeilen unter der Adresse, zum Beispiel deine UID oder eine Telefonnummer.
  • Fußzeilen (optional): Bis zu 3 eigene Zeilen am Ende des Belegs, zum Beispiel ein Dankeschön an deine Gäste.

Während einer laufenden Veranstaltung ist die Beleg-Gestaltung gesperrt, damit alle Belege eines Tages gleich aussehen. Beim Speichern startet dein Boniersystem kurz neu, falls es gerade läuft.

Steuersätze​

Damit die Beträge am Beleg richtig aufgeschlüsselt werden, weist du jedem Produkt oder gleich einer ganzen Kategorie einen Steuersatz zu (20 %, 10 %, 13 %, 4,9 % oder 0 %). Das Feld erscheint im Produkt- und Kategorie-Formular, sobald die Registrierkasse aktiv ist.

Der Satz 4,9 % gilt seit 1. Juli 2026 für ausgewählte Grundnahrungsmittel, aber nur beim Verkauf zum Mitnehmen. Für Speisen und Getränke, die vor Ort verabreicht werden (der Normalfall bei Veranstaltungen), bleiben die bisherigen Sätze. Im Zweifel fragst du deine Steuerberatung.

Die Zuweisung ist bewusst Pflicht: Solange ein Produkt keinen Steuersatz hat (weder selbst noch über seine Kategorie), kann es nicht boniert werden. Ein Hinweis-Banner im Boniersystem zeigt dir, welche Produkte noch offen sind. So landet nie aus Versehen ein falscher Steuersatz am Beleg.

Der Steuersatz wird beim Bonieren festgehalten: Änderst du ihn später, bleiben bereits aufgenommene Bestellungen korrekt.

So läuft das Kassieren​

Am Kassieren ändert sich für deine Kellner fast nichts. Nach jeder Zahlung (bar oder Karte) erscheint der Beleg-Bildschirm:

  • Digital: Der Gast scannt den QR-Code direkt vom Kellner-Handy ab und hat seinen Beleg am eigenen Gerät, dauerhaft abrufbar. Nach dem Scan kann das Fenster gleich geschlossen werden.
  • Gedruckt: Ein Tippen auf Beleg drucken gibt den Beleg am gewählten Drucker aus. Der Drucker wird pro Gerät gemerkt. Der Tisch steht groß oben am Beleg: Steht der Drucker an der Schank oder in der Küche, kann das Personal dort den Beleg zuordnen und ausgeben.
  • Automatisch drucken: Mit dem Häkchen im Beleg-Bildschirm druckt ab dann jeder Kassier-Vorgang den Beleg sofort, ohne weiteres Tippen.

Wichtig: Du bist verpflichtet, jedem Gast einen Beleg anzubieten (gedruckt oder digital). Ob der Gast ihn mitnimmt, ist seine Sache.

Beleg später noch einmal aufrufen​

Fenster zu früh weggeklickt oder der Gast will den Beleg doch noch? Im Bestellverlauf gibt es bei jeder bezahlten Bestellung einen Beleg-Knopf: Er öffnet denselben Beleg-Bildschirm mit QR-Code und Druck-Möglichkeit. Wurde in Teilzahlungen kassiert, wählst du die gewünschte Zahlung aus einer kurzen Liste.

Wenn das Internet ausfällt​

Kassieren funktioniert immer, auch ohne Verbindung zum Signatur-Dienst. Belege tragen dann den vorgeschriebenen Hinweis "Sicherheitseinrichtung ausgefallen" und werden automatisch nachsigniert, sobald die Verbindung wieder steht. Auch um die gesetzliche Meldung bei längeren Ausfällen kümmert sich der Signatur-Dienst automatisch. Du musst nichts tun. Dauert ein Ausfall länger als 48 Stunden, bekommst du von uns eine Warn-E-Mail: Melde dich dann bitte, dann schauen wir uns die Ursache gemeinsam an.

Zahlung stornieren​

Jeder Kellner kann eine Zahlung im Bestellverlauf stornieren: In der Kopfzeile der Bestellung auf den Storno-Pfeil tippen. Wurde die Bestellung in mehreren Teilzahlungen kassiert, wählst du im Dialog aus, welche Zahlung storniert werden soll. Es wird immer ein Stornobeleg signiert, und du entscheidest, was mit den Positionen passiert:

  • Neu kassieren: Die Positionen liegen wieder offen am Tisch. Der richtige Weg bei einer Fehlkassierung, etwa falsche Zahlart oder falsche Positionen erwischt.
  • Entfernen: Die Positionen werden mitstorniert und verschwinden vom Tisch. Der richtige Weg, wenn der Gast sein Geld zurückbekommt und die Bestellung aufgehoben wird.

Bei einer Kartenzahlung storniert das nur die Aufzeichnung: Die Rückzahlung an den Gast machst du separat in der SumUp-App oder im SumUp-Dashboard.

Prüfung durch das Finanzamt​

Kommt ein Prüfer vorbei, brauchst du zwei Dinge, beide findest du direkt in ordersys:

  • Nullbeleg: Unter Backup im Boniersystem gibt es den Knopf Nullbeleg erstellen. Er signiert einen Beleg über 0 € und öffnet ihn zum Drucken.
  • Datenerfassungsprotokoll (DEP): Das vollständige Belegjournal lädst du im Portal auf der Seite Registrierkasse herunter, wahlweise für ein bestimmtes Jahr.

Monats- und Jahresbelege​

Passieren automatisch. Der Jahresbeleg wird von uns rechtzeitig vor der gesetzlichen Frist (15. Februar) erstellt und bei FinanzOnline geprüft, auch wenn deine Kasse über den Winter ruht. Du bekommst eine Bestätigung per E-Mail.

Saisonpause und Abmeldung​

  • Saisonpause: Einfach nichts tun. Die Kasse bleibt registriert und kostet weiter 20 € pro Monat. Eine Betriebspause erfordert keine Abmeldung.
  • Sparen in der Pause: Du kannst die Kasse auch außer Betrieb nehmen und nächste Saison neu einrichten. Das spart die Monatsgebühr, bedeutet aber eine neue Kasse mit neuem Startbeleg (läuft wieder automatisch). Deine FinanzOnline-Verknüpfung bleibt bestehen.
  • Außer Betrieb nehmen ist endgültig: Der Schlussbeleg wird signiert und die Abmeldung an FinanzOnline übermittelt. Belege und das Belegjournal bleiben danach 7 Jahre abrufbar, wie es das Gesetz verlangt.

Häufige Fragen​

Was passiert mit den Belegen meiner Gäste? Jeder digitale Beleg bleibt unter seinem Link 7 Jahre erreichbar, unabhängig davon, ob deine Veranstaltung längst vorbei ist.

Zählen Kartenzahlungen auch zur Registrierkasse? Ja. Bar und Karte werden gleichermaßen signiert und aufgezeichnet, der Beleg weist die Zahlungsart aus.

Was ist mit dem Schulungsmodus? Läuft die Kartenzahlung im Schulungsmodus, werden die Belege als Trainingsbelege gekennzeichnet und sind nicht steuerrelevant.